La utilización en mínimo histórico es un problema de datos de asignación

Un punto de utilización es tiempo facturable que la firma ya está pagando. En 2025, la firma promedio facturó el 66.4% de las horas disponibles de sus consultores, frente al 68.9% del año anterior.

SPI Research considera que la meta es 75%. La diferencia equivale a 8.6 horas facturables por cada 100 horas en que un consultor está disponible.

La lectura habitual es que los clientes compran menos. El mismo estudio dice otra cosa.

El trabajo existe; la vista de asignación, no

El estudio 2026 de SPI abarca a más de 500 firmas con datos de 2025. Los márgenes de proyecto subieron a 37.7% desde 35.9%, y las propuestas ganadas pasaron de 47.3% a 48.1%.

La cobertura de la cartera de oportunidades subió a 175% del pronóstico trimestral de contratación. Los ingresos por consultor facturable crecieron cerca de 6%, hasta 210,000 dólares.

Una firma con poca demanda no gana más propuestas ni mejora su margen en el mismo año. Estas firmas tenían trabajo que vender y lo vendieron a mejor precio. Después facturaron una parte menor del tiempo de su gente.

Eso apunta hacia dentro de la firma. La utilización cae cuando no se encuentra a tiempo a la persona correcta para el trabajo: el trabajo espera y la persona queda sin asignar.

Consultores sin asignar y horas extra en el mismo equipo son una señal de datos

Lo llamamos la banca oculta: consultores que estarán libres la próxima semana, pero que nadie que arma un proyecto puede ver. Aparece en dos lugares a la vez.

El Director de Operaciones ve consultores sin asignar el próximo mes y horas extra esta semana, en la misma práctica. El Director de Finanzas lo ve después, en descuentos sobre lo facturable y en trabajo en proceso sin facturar.

Tres brechas de datos la generan. Primero, reservas tentativas que nunca se confirmaron ni se liberaron.

Segundo, habilidades y certificaciones registradas una sola vez, al contratar a la persona, y nunca actualizadas. Tercero, solicitudes de personal que viven en correos y conversaciones de pasillo, así que el gerente de recursos solo ve una parte de la demanda.

Cada una hace que un consultor libre parezca ocupado, o que uno ocupado parezca libre. Entonces el líder de práctica asigna a la persona que conoce, lo cual es razonable y caro.

Una sola definición de utilización va antes que cualquier tablero

La utilización es horas facturables divididas entre horas disponibles, y las firmas no coinciden en qué es «disponible». Algunas usan horas estándar; otras restan feriados, capacitación y permisos aprobados. Dos oficinas con denominadores distintos no se pueden comparar, y la cifra de toda la firma se vuelve una discusión.

El Director de Finanzas y el Director de Operaciones deben acordar la definición antes de que alguien arme un reporte. Luego deben dejarla por escrito, con su razón, para que la próxima adquisición u oficina nueva use la misma.

Reservas confiables son toda la solución

La meta práctica es una sola vista de oferta y demanda, por habilidad y por semana. Cada solicitud entra como solicitud.

Cada reserva tentativa se confirma o se libera en un día fijo. Los líderes de práctica que conocen las habilidades de cada persona las mantienen al día.

En Microsoft Dynamics 365 Project Operations↗, eso significa solicitudes de recursos, reservas tentativas y confirmadas en el tablero de programación, y habilidades en el perfil de cada persona. Microsoft agregó una vista de asignaciones en línea de tiempo y una vista de asignación para cada miembro del equipo. Ambas están en versión preliminar desde mediados de 2026 y todavía no tienen disponibilidad general, prevista para octubre de 2026.

El software es la parte fácil. Lo difícil es una reunión semanal de asignación que trabaja con esa vista.

Los buenos datos de reservas rinden dos veces

Las reservas confirmadas muestran quién está libre, y también alimentan el registro de horas.

Agentes en acción: el Time Entry Agent de Project Operations, en versión preliminar pagada, prepara un borrador de las horas de cada miembro del equipo a partir de sus asignaciones y reservas. La persona lo revisa y lo envía. Donde no hay reservas, el agente solo puede copiar la semana anterior.

Así, una firma que mantiene sus reservas al día obtiene mejores decisiones de asignación y registros de horas más precisos con los mismos datos. Quién trabaja con qué cliente, y quién crece hacia el siguiente rol, sigue en manos de los líderes de práctica.

Algunas firmas sí tienen un problema de demanda

Este argumento no se cumple en todas partes. Si su cobertura de oportunidades cayó y su tasa de propuestas ganadas bajó, el problema está en ventas, y mejores datos de asignación no llenarán la banca. Revise esas dos cifras primero.

Parte de la banca también es una decisión. Una firma que capacita a su gente en nuevos métodos, o que rediseña el trabajo a medida que la IA generativa entra en los proyectos, puede tener consultores sin asignar a propósito.

SPI encontró que el 27.1% de los proyectos usó IA generativa en 2025. Cuente ese tiempo como una inversión en la firma.

Las firmas pequeñas también son distintas. Con menos de unas 50 personas, el gerente de recursos suele conocer a todos, y una herramienta más ligera es la mejor respuesta.

Lo que deben hacer los líderes de la firma este trimestre

Acuerden una sola definición de utilización antes de cualquier tablero. El Director de Finanzas y el Director de Operaciones aprueban el denominador y dejan documentado el porqué.

Registre cada solicitud y cada reserva en un solo lugar. Una reserva tentativa que no se confirma ni se libera en un día fijo vence.

Entregue las habilidades a los líderes de práctica. Quienes asignan el trabajo mantienen al día habilidades y certificaciones, cada trimestre.

Mida juntas la banca y las horas extra, por práctica. Cuando ambas son altas en un mismo equipo, corrija los datos de asignación.

Revise la cobertura de oportunidades y la tasa de propuestas ganadas antes de culpar a la demanda. Si ambas están sanas, la solución está dentro de la firma.

Cómo lo sabemos

Este punto de vista proviene de los proyectos de Ludia con Microsoft Dynamics 365 Project Operations. También proviene de dirigir una firma cuyos consultores facturan su propio tiempo.

(1) SPI Research, 2026 Professional Services Maturity Benchmark (datos de 2025), según Deltek, 2026 PSO Benchmarks: Insights from SPI Benchmark Maturity Report (30 de julio de 2026). Fuente de: utilización de 66.4% (68.9% en 2024), la meta de 75% y margen de proyecto de 37.7% (35.9%). También de: propuestas ganadas de 48.1% (47.3%), cobertura de oportunidades de 175% e ingresos por consultor de 210,000 dólares (6% más), en más de 500 firmas.

(2) Certinia, Analyzing the 2026 SPI Research Professional Services Maturity Benchmark Report (2026). Fuente de: la utilización más baja en la historia de SPI, el 27.1% de proyectos con IA generativa y la muestra de 509 organizaciones. La brecha de 8.6 horas es un cálculo nuestro (75% menos 66.4%).

(3) Microsoft Learn, New and planned features for Dynamics 365 Project Operations, 2026 release wave 1 (actualizado el 3 de septiembre de 2026). Fuente de las vistas de asignación y sus fechas.

(4) Microsoft Learn, Responsible AI FAQ for the Time Entry feature of the Time and Expense Agent (actualizado en julio de 2026). Fuente de cómo el agente prepara las horas.